A complexidade e os impactos do eSocial para empregadores: como se adequar?

No dia 18 de julho de 2013 foi publicado no DOU – Diário Oficial da União, o Ato Declaratório Executivo nº 5/2013, que aprovou o leiaute dos arquivos que compõem o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas.

Empregadores (pessoas física ou jurídica) e profissionais de RH terão grande trabalho até o início de 2014 para plena adequação ao eSocial – Escrituração Fiscal Digital Social, projeto do governo que consiste na escrituração digital da folha de pagamento e das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, que compõe o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Com o eSocial, o Fisco terá seu trabalho facilitado, uma vez que os créditos previdenciários e trabalhistas estarão reunidos em uma base única, o que propicia uma fiscalização muito mais detalhada e eficaz, com rápida aplicação de multas. O projeto atende as necessidades de diversos órgãos, uma vez que evita o excesso de informações enviadas, como o CAGED, CAT, SEFIP, RAIS etc.

Mas e como ficam as empresas nesta história?

Com o eSocial, 100% das companhias deverão incorporar o novo sistema a partir de janeiro de 2014, ocorrendo o ultimo segmento em julho/2014, quando o projeto deverá estar obrigatoriamente implantado. Elas terão, portanto, cerca de seis meses para se adequarem às novas normas.

Desta forma, alguns impactos são inevitáveis e exigirão das empresas uma readaptação em termos tecnológicos e processuais para ajustar a quantidade massiva de dados e das verbas de folha de pagamento ao novo padrão.

Por se tratar de um processo altamente complexo, as corporações necessitarão capacitar a mão de obra e os departamentos envolvidos a fim de garantir a execução de todos os processos em tempo hábil.

Assim que implementado, o eSocial exigirá a entrega de algumas informações mensalmente e outras, em tempo real. Documentos voltados a admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações de acidente de trabalho, comunicações de férias e rescisões contratuais, por exemplo, deverão ser encaminhados na medida em que os eventos relacionados ocorrem.

A novidade também alcança pessoas físicas, inclusive os empregadores domésticos. Ainda em caráter opcional, a União já disponibiliza o módulo para que empregadores registrem os eventos trabalhistas, folha de pagamento e outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias. O registro será obrigatório quando houver a regulamentação de todos os direitos dos empregados domésticos previstos na Emenda Constitucional n° 72/2013, o que deve acontecer em breve.

Este módulo inicial também possui caráter informativo, com livre acesso a todos os setores da sociedade, para que eles possam ir se familiarizando com uma mudança de tamanha magnitude. É fundamental, portanto, que as empresas busquem o quanto antes a plena adaptação ao novo processo para que a transição não seja traumática quando o módulo completo do eSocial estiver finalizado.

Para tanto, o treinamento dos departamentos envolvidos e a consultoria com profissionais especializados é essencial. Até porque, diante dos prazos estabelecidos para o cumprimento das regras, sob pena de multa e autuação se houver erros e atrasos, haverá ônus para as empresas e não conformidade junto aos órgãos envolvidos neste projeto.

Em um país onde a informalidade reina, o eSocial é um método inteligente e seguro de transmissão e cruzamento de informações que exige organização de empresas e demais empregadores. Ele é para todos e veio para botar ordem na casa.

(*) Angela Rachid, gerente de produtos da ADP